Naujo darbuotojo pirmoji diena dažnai prasideda ne nuo susipažinimo su komanda, o nuo laukimo: kompiuteris dar neparuoštas, el. pašto nėra, prie bendrų failų prisijungti nepavyksta. Išėjimas kartais būna dar blogesnis, nes buvusio kolegos paskyra lieka aktyvi savaitėmis, o kartais ir mėnesiais.
Abi situacijas galima sutvarkyti tuo pačiu principu: atvykimas ir išvykimas turi būti ne improvizacija, o iš anksto aprašyta procedūra su aiškiai paskirtais atsakingais žmonėmis. Toliau aptariama, kaip ją susidėlioti įmonėje, kurioje dirba nuo keliolikos iki kelių dešimčių žmonių, ir kokius punktus verta turėti kontroliniame sąraše.
Kodėl tai vadovo, o ne vien IT klausimas
IT specialistas gali paruošti kompiuterį ir sukurti paskyrą, bet jis nežino, kad pirmadienį ateina nauja buhalterė, jei apie tai niekas nepranešė. Lygiai taip pat jis nesužinos, kad pardavimų vadybininkas paskutinę dieną dirba penktadienį. Informacija apie žmonių judėjimą atsiranda pas vadovą ar personalo administratorių, todėl būtent jie paleidžia visą grandinę.
Antra priežastis yra atsakomybė. Jei išėjęs darbuotojas dar mėnesį gali prisijungti prie klientų bazės, rizika tenka įmonei, o ne IT tiekėjui. Duomenų apsaugos požiūriu prieigų valdymas yra organizacinė priemonė, už kurią atsako vadovybė.
Prieš pirmąją dieną: ką reikia žinoti iš anksto
Kad kompiuteris ir prieigos būtų paruošti per valandą, IT užklausą turi gauti bent kelias darbo dienas prieš atvykimą. Užtenka trumpos formos ar el. laiško, kuriame kiekvieną kartą pateikiami tie patys duomenys:
- vardas, pavardė, pareigos ir padalinys;
- pirmoji darbo diena ir ar žmogus dirbs biure, namie, ar abiem būdais;
- kokio įrenginio reikia: stacionaraus ar nešiojamojo kompiuterio, papildomo monitoriaus, telefono;
- kurios programos ir sistemos reikalingos (apskaitos, klientų valdymo, projektų);
- prie kurių bendrų aplankų, pašto dėžučių ir kalendorių reikia prieigos;
- kas yra tiesioginis vadovas, tvirtinantis teises.
Paprasčiausia teises susieti su pareigomis. Jei įmonėje sutarta, kad visi vadybininkai gauna tą patį rinkinį, IT nereikia kaskart klausinėti, o naujokas negauna nei per mažai, nei per daug.
Pirmoji valanda: kompiuteris, paskyros, prieigos
Kai pasiruošta iš anksto, pati pirmoji diena tampa rutina. Kompiuteris jau sukonfigūruotas pagal įmonės standartą: įdiegti operacinės sistemos atnaujinimai, apsaugos programa, reikalingos programos, įjungtas disko šifravimas. Microsoft 365 ar kita darbo paskyra sukurta, licencija priskirta, naudotojas įtrauktas į reikiamas grupes.
Pirmajai valandai lieka tai, ko negalima padaryti be paties žmogaus. Jis susikuria savo slaptažodį, telefone įsijungia dviejų veiksnių autentifikavimą, prisijungia prie el. pašto ir bendrų failų, išbando spausdintuvą ir vaizdo skambučius. Naudinga, kad kas nors iš karto parodytų, kur kreiptis iškilus bėdai: vienas pagalbos el. pašto adresas ar telefono numeris, o ne „paklausk Tomo, jis išmano“.
Tokį tempą lengviausia pasiekti, kai biuro kompiuterių priežiūra vykdoma pagal vieną standartą: visi įrenginiai ruošiami iš to paties šablono, todėl naujo kompiuterio paruošimas tampa kartojamu veiksmu, o ne kaskart iš naujo sprendžiamu galvosūkiu.
Išėjimas iš darbo: viską uždaryti tą pačią dieną
Išėjimui reikia tokios pat disciplinos, tik atvirkštine tvarka. Pagrindinė taisyklė paprasta: prieigos uždaromos paskutinės darbo dienos pabaigoje, o jei išsiskiriama nesutarus, tuo pačiu metu, kai apie tai pranešama žmogui.
- Užblokuoti darbo paskyrą ir atjungti visus aktyvius seansus, įskaitant telefoną.
- Pakeisti bendrų paskyrų slaptažodžius, kuriuos žmogus žinojo: socialinių tinklų, tiekėjų portalų, biuro „Wi-Fi“.
- Peradresuoti laiškus kolegai arba įjungti automatinį atsakymą, kad klientų laiškai neliktų be atsakymo.
- Perkelti dokumentus iš asmeninio disko į bendrą vietą ir priskirti juos naujam savininkui.
- Atsiimti kompiuterį, telefoną, raktus, įeigos korteles ir tai pažymėti įrangos apskaitoje.
- Panaikinti prieigas prie išorinių sistemų: banko, valstybinių registrų, užsakovų platformų.
- Atlaisvinti licenciją, kad už ją nebūtų mokama toliau.
Paskyros iš karto ištrinti neverta. Dažniausiai ji kurį laiką paliekama užblokuota, kad prireikus būtų galima rasti seną laišką ar dokumentą, o po sutarto laikotarpio pašalinama.
Dažniausios klaidos
Pirmoji klaida yra bendri prisijungimai. Kai keli žmonės naudoja vieną paskyrą, išėjus vienam iš jų slaptažodį tenka keisti visiems, o dažniausiai to tiesiog nepadaroma. Kiekvienas darbuotojas turi turėti savo paskyrą, o bendros pašto dėžutės valdomos per teises, ne per bendrą slaptažodį.
Antroji klaida yra teisių kaupimas. Žmogus pereina iš pardavimų į pirkimus, gauna naujas prieigas, bet senosios lieka. Po kelerių metų vienas darbuotojas mato beveik viską. Keičiantis pareigoms teises reikia ne tik pridėti, bet ir atimti.
Trečioji klaida yra pamiršti išoriniai servisai. Įmonės paskyra tiekėjo portale ar reklamos sistemoje dažnai sukurta konkretaus žmogaus el. paštu. Jei tokių paskyrų sąrašo niekas neveda, išėjimo dieną apie jas niekas neprisimena.
Kontrolinis sąrašas: kas už ką atsakingas
Kad procedūra veiktų, kiekvienas punktas turi turėti savininką. Įprastoje įmonėje pareigos pasiskirsto taip:
- Tiesioginis vadovas praneša apie atvykimą ar išvykimą, patvirtina reikalingas teises ir nurodo, kam perduodami darbai.
- Administracija ar personalas pateikia užklausą IT, surenka įrangą ir korteles, pasirašo perdavimo aktą.
- IT paruošia arba išvalo kompiuterį, sukuria ar blokuoja paskyras, atnaujina apskaitą ir patvirtina, kad viskas atlikta.
Užklausas ir patvirtinimus verta laikyti vienoje vietoje, pavyzdžiui, pagalbos sistemoje. Tada po pusmečio galima atsakyti, kas ir kada suteikė ar panaikino prieigą, nekasinėjant el. pašto.
Dažnai užduodami klausimai
Prieš kiek laiko IT turi sužinoti apie naują darbuotoją?
Geriausia bent savaitę prieš pirmąją dieną, ypač jei reikia pirkti naują kompiuterį. Jei įranga jau yra sandėlyje, paskyroms ir programoms paruošti pakanka kelių darbo dienų.
Ar galima naujokui atiduoti išėjusio kolegos kompiuterį?
Galima, jei kompiuteris dar tinkamas darbui ir paruošiamas iš naujo. Prieš tai reikia išsaugoti reikalingus duomenis, išvalyti diską ir įdiegti sistemą pagal įmonės standartą, kad neliktų senų failų ir prisijungimų.
Ką daryti su išėjusio darbuotojo pašto dėžute?
Dažniausiai ji paverčiama bendra dėžute arba laiškai peradresuojami kolegai, o siuntėjams rodomas automatinis atsakymas su nauju kontaktu. Po sutarto laikotarpio dėžutė archyvuojama ir pašalinama, kad nereikėtų mokėti už licenciją.
Kaip elgtis, kai darbuotojas atleidžiamas netikėtai?
Prieigos blokuojamos tuo metu, kai vyksta pokalbis, o ne po jo. Tam IT turi būti įspėtas iš anksto ir pasiruošęs viską atlikti per kelias minutes.
Ar reikia dokumentuoti, kas kokias teises turi?
Taip, bent paprasta lentele ar pagalbos sistemos įrašais. Be šios informacijos neįmanoma patikimai uždaryti visų prieigų išėjimo dieną, o patikrinimo ar incidento metu sunku įrodyti, kad su duomenimis elgtasi atsakingai.
